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一级物业公司外包供应商管理体系

返回 类别:行业资讯    发布时间:2016/10/18 11:19:48
一、职责与分工
 
  (一)公司总经办为物资供应类采购部门;
 
  (二)各服务部门/中心为物资供应类、各项服务类采购部门;
 
  (三)采购部门须配合完成相应专业线供应商评审工作,协助完成评估报告;
 
  (四)采购部门须协助开展相应专业线供应商日常评价、信用评价与年度综合评价等工作。
 
  二、供应商分类
 

 
  根据公司现有业务开展情况,供应商分为物资采购供应商和服务采购供应商。目前通过评审的《合格供应商层级档案名录》内供应商共计56家,其中物资采购类31家,服务采购类25家。后期随着工作疏理,逐步完善供应商管理系统。
 
  (一)服务类
 
  环境服务类:保洁、绿化养护、绿化租摆、除四害、生活垃圾清运、装修垃圾清运、化粪池清理、水箱清洗及其他环境类服务;
 
  工程服务类:电梯维保、智能化维保、消防维保、中央空调维保、中央空调水处理、高压配电维保、室内外装饰装修、停车场划线、门禁、监控、车场、周界防卫系统加装改造等工程类服务;
 
  专项服务类:安防服务、交楼现场设计布置、标志设计制作、物业管理系统服务等专项类服务。
 
  (二)物资供
 
  业务类:保安器材、消防器材、五金配件、客服用品等;
 
  行政后勤:类日常办公用品、环境用品、宿舍用品、福利物资等;
 
  固定资产类:各类大型设备、工具,项目配套设施,办公设备等。
 
  三、供应商评审
 
  采购部门开拓新业务后,原有合格供应商无法满足业务要求;原有合格供应商淘汰后,其所属分类合格供应商不足三家时,需在一个月内完成增补;每细项服务和物资采购类供应商需保证有三家以上合格供应商以供选择。但获准实施单一采购的不在此列。供应商评审流程如下:
 
  资信材料审核:运营管理部根据公司总部及下辖各项目服务中心业务需求开发新增各类供应商,须要求供应商提供有效的营业执照、资质证书、组织机构代码证、税务登记证,以及企业简介、服务/产品介绍及合作方名录等资料以供审核。其中证照须审核原件,证照复印件须加盖供应商印章后存档;
 
  服务/产品评估:供应商资信材料审核合格后,运营管理部会同相关职能部门对初审合格供应商从企业整体经营、服务/产品质量、持续服务/供货能力、服务/产品价格、合作伙伴情况等方面,并结合前期市场调研情况完成供应商评估报告。评估方式包括但不限于现场评估/产品样检、合作方调查、市场调查等;
 
  服务/产品评估完成后,运营管理部会同相关职能部门综合供应商资信材料审核、服务/产品评估情况出具评审结论并填写《供应商评审表》。对评审合格的供应商,运营管理部应提交相关资信材料及评估报告报公司分管领导审核;
 
  公司分管领导对相关资料进行审核确认,并在《供应商评审表》上出具审核意见;
 
  公司总经理审批确认合格供应商资格;经公司总经理审批的合格供应商按相应要求纳入合格供应商档案。
 
  四、供应商评价
 

 
  采购部门对供应商所提供的服务感受,是供应商评审的根本依据。合同约定是判断供应商信用的标准,对供应商违规或工作不到位的情况,要有书面记录,以书面形式提出整改要求,并限定整改期限,整改工作前后有记录,并有甲乙双方签字确认。供应商是否能够继续与公司签约合作,取决于采购部门对供应商的综合评价,因此对待供应商评价工作需严谨、客观、公正。
 
  (一)评价结论
 
  采购部门每月根据供应商合作情况对供应商进行评分并填写《供应商合作情况评价表》,根据针对供应商违规或工作不到位情况发出的《整改通知单》和整改情况,在《供应商不良行为认定记录表》上记录供应商不良行为情况;
 
  相关职能部门根据各采购部门提供的《供应商合作情况评价表》、《供应商信用评价表》并结合日常下项目检查的过程中发现的情况,在《供应商信用评价表》对供应商合作情况作出公平、公正、公开、客观严谨的综合评价;
 
  运营管理综合各采购部门、专业线职能部门的评价情况,汇总供应商评价结果并呈报公司领导审批,并将最终的评价结果以供应商评审会议的形式告知供方。
 
  (二)评价工具
 
  用相关的评分表对供应商合作情况进行评分,评分分值是衡量供应商合作情况的标准,严格按照评分表中的评分规则给出相应得分。了解供应商等级所对应的分值。
 
  《供应商合作情况评价表》:根据评分表中各项评分标准,对供应商合作过程中的各项指标进行评分。评分原则应据实公正,供应商合作情况最终评价得分,由运营管理部统计各采购部门评分后,根据评分占比权重算出最终得分;
 
  《供应商不良行为认定记录表》:供应商不良行为认定时,应根据评价表中的评价标准,严格界定供应商不良行为性质,并附《整改通知书》为不良行为认定依据;
 
  《供应商信用评价表》:供应商信用评价来源于各采购部门对供应商不良行为认定记录,同一供应商、同一合作期内的相同不良行为记录不做重复统计。整改通知书做为附件,一并交由运营管理部存档备查;
 
  《整改通知书》:对供应商在服务过程中,工作不到位的地方、未按合同执行的地方、违规操作的地方应及时发出整改通知书,并限定供应商整改期限。整改通知书发出时应双方签字确认。
 
  (三)供应商等级
 

 
  一级供应商:中标分数相同时,一级供应商享有优先合作权;连续两次或两次以上被评为一级的,参与投标时可给予不超过5分的加分,具体加分方式应在招标文件及评标办法中明确。
 
  二级供应商:中标分数相同且无一级供应商时,二级供应商享有优先合作权;连续三次或三次以上被评为二级的,参与投标时可给予不超过3分的加分,具体加分方式应在招标文件及评标办法中明确。
 
  三级供应商:按正常招标流程办理。
 
  四级供应商:作淘汰处理,两年内不予合作。
 
  五、供应商更换
 

 
  合同续签、补签、变更或终止,供方变更或淘汰,需具备完整的供应评价信息以及累计的评价记录,满足有理有据正常的淘汰条件,符合规则的提出需求。
 
  (一)合同续签的前提条件
 
  1、合约期内良好的合作情况;
 
  2、合约期内无重大不良行为;
 
  3、供方综合评价连续获得80分以上;
 
  4、在《合格供应商层级档案名录》内;
 
  (二)合同变更或终止的前提条件
 
  1、合约期内评审连续两次重大不良行为记录;
 
  2、供方综合评价连续两次分数低于60分。
 
  (三)供方变更或淘汰的前提条件
 
  1、变更时所选择的供方在《合格供应商层级档案名录》内且综合评价等级为二级及以上;
 
  2、被变更方符合合同变更或终止的前提条件。
 
  (四)供应商管理机制
 
  1、服务质量的把控;
 
  2、针对不良行为的约谈
 
  3、整改过程和结果的监督
 
  4、供应商评价等级的应用
 
  (五)供应商评价系统
 
  1、《供应商合作情况评价表》
 
  2、《供应商不良行为认定记录表》
 
  3、《整改通知书》
 
  4、《供应商综合评价表》
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